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さようなら東京事業所、こんにちは新しい働き方~とある中小企業のリモートワーク化・デジタル化事例

2021.5.7

photo by pixta 写真はイメージです

東京事業所(東京都千代田区)閉鎖

この度、当社東海電子は、東京事業所(東京都千代田区)を閉めることになりました。 

まことに残念ですが、この1年、コロナ禍において、営業活動の制限により業績に影響が出たこと、約30名もの社員が実質出社することがなかったこと、事業所がなくても営業及びサービスの維持の目処がたってきたことを受け、開発・営業部門を立川事業所に併合・移転することとしました。

本事業所は、その前の品川区五反田の事業所からの移転後、約3年にわたり

 Ⅰ クラウド製品およびアルコール検知システムの開発部門 約10名
 Ⅱ IT点呼およびアルコール検知器の営業・サービス部門 約10名
 Ⅲ 薬物検査コンサルティングを行う事業開発部門 4名

この3つの機能を果たしておりました。

しかしながら、2020年2月頃から、開発部員は全員在宅勤務に切り替え、そして、2020年4月の緊急事態宣言を機に、在京事業所を中心に在宅を主とする勤務形態としました。この間、お客様にも相当なご迷惑をおかけすることが多々有り、誠に申し訳ありませんでした。

立川へ併合したけど・・こちらもほぼ無人事務所。

さて、この度、事業運営として、Ⅰ、Ⅱの機能・部署は、立川事業所に併合。
Ⅲの業務は、新事業会社「株式会社ネクストリンク」(所在地:東京都品川区大井)で2020年秋に新たなスタートを切りました。

ところが、移転・併合したとはいえ、実は、立川事業所側も東京にあり、感染症予防の観点から、昨年夏から、立川事業所もほぼ全員在宅勤務に切り替わっておりました。

ということで、併合前もあとも、実質、営業部門、営業企画部門、開発部門、総勢約40名は、引き続きテレワークを主とした勤務形態をとらせていただいております。

中小企業のIT化事例として

当社は従業員150名の、いち中小企業に過ぎません。一般的に、労働生産性を高め、ITを活用した業務効率化を進めないと、生き残ってはいけない規模と考えております。

もともとテレワークは3年前から部分的に制度として採用していました。社員の年齢構成から、お子さんのいる方、介護が必要となる親御さんのいる方が明らかに増えつつあり、社員がそれぞれのライフステージでいろいろな働き方を選択できるようにすべきと考えたからです。

在宅勤務が徐々に浸透しつつある中・・突如、コロナ禍に突入。
迷っている時間はなく、クラウド、PC、スマホ、いわゆるIT化・デジタル化を基本として、顧客対応を止めずに在宅化を一気にすすめることとなりました。もはや、完全に元にもどることはないだろうと考えました。

なにより、IT点呼を開発販売しているわけですから、自社がIT化していないと話になりません!(今さら!)

そんな思いでありました。

さて、以下は、在京勤務者完全テレワーク化にあたり、当社が突貫工事で導入したさまざまなIT機器・サービスです。
みなさま(お客様)は運輸業界、当社は製造業界、業種は違えど、同じくらいの企業規模の方も多いと思われます。
ですので、同じ悩みを抱えるいち中小企業同士、当社のテレワーク化の事例が、お客様の業務のIT化、リモート化のヒントになれば幸いです。

 

中小企業のITツール、いまや選ぶ側に。

業務ソフトやクラウドサービスは、以前はかなり高価なモノが多かったのですが、ITやクラウドサービス業界もプレイヤーが増えて競争が激しくなり、以前よりも価格がお手頃になっています。中小企業側が比較して選べる側になってきていると感じます。

 

基本、在宅勤務者全員にPC(ノート、業務によってはデスクトップPC)

コロナ禍の折り、ノートPCが一時期入手困難でした。
ですが、よく考えたら、完全在宅にしてしまえば、ノートPCよりも安くむしろ性能の高いデスクトップPCを支給する選択肢も出てきました。

在宅=ノート はもはやビフォーコロナ時代の産物かもしれません。

さて、扱うデータ(顧客データ・個人データ)の問題ですが、最近は、顧客データはデータセンターやクラウド上にありますし、作業ログの取れるセキュリティソフトもありますので、セキュリティを万全にして、迷わずPCを社員自宅へ配備しました。


ちなみに、テレビCMでもみかける
https://www.skyseaclientview.net/
は便利です。スマホ、PC、すべてのIT資産の稼働状況がわかります。
いまこうして記事を書いている場所も端末も、調査のためにどこのウェブサイトにアクセスしたかもログに残ります・・・。

基本、全員スマートフォン配備(外線も内線も使用)

 

スマートフォンは必須です。社員との緊急連絡用としてもさることながら、当社は業務開始前に「アルコールチェック」をする規則になっているため、当然スマホ対応アルコール検知器(ALC-MobileⅡ)とスマホはセットで配備。

 

 

最近は、顔認証機能もありますので、身替わり対策も万全です。

 

印刷が必要な場合、デスクトッププリンターを自宅に配備

 

最近はコンビニでも印刷できます。でもいちいちコンビニに行くわけにもいきません。その場で印刷したほうが作業性が高いときもあります。デスクトッププリンターも、安価でかつ高性能なものも多くなりました。必要に応じて社員自宅へ配備。

 

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基本、全員モバイルルータを配備

テレワークNo1のマストアイテム。これがないと話になりません。
しかし、モバイルルータでは回線が不安定な場合があります。使用する業務アプリによっては太くて安定した回線が必要です。

社員や派遣会社とも話し合い、インターネットの回線を自宅に引いて貰ったりもしました。

 

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全社員に、チャットサービス

 

以前は社内の連絡はメール中心でしたが、ビジネスチャットを社内連絡のメインにすることにしました。メールと比べて他部門会話や、外勤・内勤のやりとり等、レスポンスが明らかにあがりましたね・・。

ラインワークス 製品サイトより

 

PBXの廃止→クラウドコールセンターシステムへの切り替え

さようならPBX、しました。
設備投資で高額上位にくるのがPBXです。外線、内線網、「会社としての電話番号」維持のために必要でした。しかし、いまや、営業窓口やサポート窓口の電話番号は、クラウド上でソフトウェアで電話受付が可能で、CTIも以前ほど高価ではなくなりました。
PBXから決別できたことはコスト削減的にも大きく、新たな顧客サービスの原資にもなりました。

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Zoom活用(社内)

https://zoom.us/jp-jp/meetings.html

社内教育やコミュニケーションも活発になりました。以前よりも・・!

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Zoom(ウェビナー用)

 

https://zoom.us/jp-jp/webinar.html

会場でお客様にお会いできないのは寂しいですが、いまや、日本全国から、地域を問わずセミナーにご参加いただいております。いままで開催できなかった東名阪以外のお客様とお会いすることができて本当にうれしい限りです。

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PCファックス機能

 

https://www.fujifilm.com/fb/support/mf/dc5_c7785/contents/dc5_c7785_1810.html

運輸業界は、正直、かなりファックス文化が残っております。

現在もファックスでの受付に対応しておりますが、実際はインターネットを介して在宅からファックス受信確認・送信をさせていただいております。

もっと以前から使っておけば・・・。

  

自社ECサイト構築

 

さて、運輸業界においては、部分的にはメールでの受発注やウェブ納品書が受け入れられつつあるように感じます。

昨年8月に、アルコール検知器のサプライ品をメインとしたECサイトをオープンしました。

すでに3000事業所以上の方にご登録いただました。ストローやセンサー交換品などでご利用頂いております。おかげさまで、誤解による発注ミスや発送ミスがお互い減ってきているように思います。

 


便利ですので、みなさま是非アカウント登録して活用ください。もう注文用紙をファックスしあう必要がありません。購入履歴も、見積もり発行機能もあります。

 

アルコール検知器契約ユーザ向けサイト

 

これまでコールセンターで電話対応した際、操作説明や技術情報等をあとからファックスやメールで送信することが多かったのですが、質問の多い項目をビジュアル化・データベース化された状態でお使いいただけるよう新たなサイトをオープンしました。取説一式、取説にはない情報等が御座いますので、是非ご活用ください。

 

自社メディアサイト(本サイトのこと)

以前の不定期メールマガジンよりも、より詳しく、よりスピーディにお客様に業界情報を届けることができるようになりました。検索もしやすくなっていると思います。他の営業所の方にも是非お勧めください。

あらためまして、運輸安全Journal を よろしくお願いいたします。

経費削減→設備投資


総評としては、在宅化への投資は、ほぼ、通勤手当や移動交通費の削減でまかなうことができました。

と・に・か・く まずはやってみるものだ! というのが正直な感想です。

お客様におかれましても、デジタル化の真っ最中かと思われます。

アルコール検知器のシステム化、免許証管理のシステム化、点呼のシステム化、運転者台帳のシステム化等、商品以外にも、何かお手伝いできることがあれば気軽にご相談ください。

 

またいつか。


落ち着いた頃、また、東京の中心に戻ってこようと思います。アフターコロナにおいて、「なぜ東京に事業所が必要なのか・事業所で価値があがる業務とは何なのか」を考え抜いて。

ひとつアイディアがありますが、それはそのときのお楽しみに!